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Cases
Gerenciamento eletrônico de documentos

Melhor administração dos documentos e conhecimentos da Aços Villares gera eficiência no atendimento a seus clientes

A baixa eficiência no gerenciamento de documentos e conhecimentos gera custos desnecessários à empresa e prejudica as operações de seus profissionais. Ao deparar-se com essa necessidade, a Aços Villares -  siderúrgica de âmbito internacional - selecionou a CTGI para ajudá-los a identificar soluções adequadas ao seu contexto.

A CTGI realizou entrevistas com representantes e, a partir dos resultados obtidos, desenvolveu uma lista de requisitos que foi enviada a vários fornecedores. Ao final, foi feita uma seleção das empresas candidatas a fornecer a solução adequada ao contexto da Aços Villares.

A atuação da CTGI permitiu, em um curto prazo,  mobilizar diversas áreas de empresa e fornecedores de produtos, auxiliando a Aços Villares a compreender suas necessidades internas, as características desse mercado, e obter uma lista de soluções adequadas ao seu contexto de negócios.

A situação

Os profissionais da Aços Villares identificaram que trabalhar com sistema de gerenciamento de documentos e conhecimentos que sejam limitados impõe a empresa retrabalhos, ineficiência e custos desnecessários. Situações como a duplicação de documentos e desenhos técnicos, em papel e em mídia digital, ou o fato de informações de uma área não serem disponibilizadas a outras, como por exemplo, a Manutenção não receber agilmente as informações da Engenharia, geram custos e ineficiência.

A empresa decidiu, então, selecionar no mercado as melhores opções de sistemas destinados a integrar e aprimorar os processos de gestão de documentos e conhecimentos. Estabeleceu que buscaria uma solução eficiente e que tivesse um bom custo total de propriedade ( TCO - Total Cost of Ownership). A Aços Villares contratou a CTGI para a primeira fase de seu processo de seleção de ferramentas, sendo a responsável pela identificação e qualificação de soluções corporativas disponíveis no mercado nacional, e que tivessem aderência às necessidades operacionais atuais e futuras. A CTGI realizou entrevista com os funcionários de 11 áreas, indicadas pela Aços Villares como grupo de trabalho de apoio à seleção. Participaram profissionais da Engenharia, Manutenção, Expansão, Garantia de Qualidade, Gestão do Conhecimento, Normas e Procedimentos Administrativos, entre outras. A partir dos resultados obtidos nas entrevistas, e tomando como base as referências mundiais em seleção de sistemas dessa categoria, formulou uma lista de requisitos funcionais e técnicos que, aprovada pela Villares, foi enviada a 24 fornecedores.
A solução

A CTGI realizou entrevista com os funcionários de 11 áreas, indicadas pela Aços Villares como grupo de trabalho de apoio à seleção. Participaram profissionais da Engenharia, Manutenção, Expansão, Garantia de Qualidade, Gestão do Conhecimento, Normas e Procedimentos Administrativos, entre outras. A partir dos resultados obtidos nas entrevistas, e tomando como base as referências mundiais em seleção de sistemas dessa categoria, formulou uma lista de requisitos funcionais e técnicos que, aprovada pela Villares, foi enviada a 24 fornecedores.

A lista de requisitos incorporou, então, os requisitos aceitos internacionalmente, priorizados em função das necessidades específicas da Villares. Foram incluídos itens como interface web, single logon, administração de tráfego de imagens, versionamento, workflow configurável, cópias controladas, entre outras características dessa classe de soluções.

Para a seleção das empresas candidatas e montagem da lista longa, a CTGI considerou as empresas cadastradas no CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento de Informação) empresas sugeridas pela própria Aços Villares, e empresas prospectadas pela equipe de projeto.

As respostas enviadas pelos fornecedores foram tabuladas e ponderadas. Foram selecionados 8 fornecedores para a apresentação ao grupo de trabalho e preparação das propostas comerciais e técnicas. A CTGI preparou um relatório contendo a análise de aderência aos requisitos e forneceu os dados para que a Aços Villares conduzisse o processo final de escolha e contratação do fornecedor. Também forneceu a abordagem e um macro plano de implantação, apresentando estratégia e metodologia a ser adotadas na implementação da solução.

Os benefícios

As atividades desenvolvidas pela CTGI  permitiram, em um curto prazo de 6 semanas, mobilizar diversas áreas da empresa e mais vinte fornecedores de produtos, permitindo à Aços Villares conhecer o mercado de produtos de Gerenciamento de Documentos e Conhecimentos e preparar o seu processo final de contratação de forma estruturada e abrangente. As soluções corporativas recomendadas viabilizam a uniformidade no tratamento de documentos eletrônicos de qualquer natureza na empresa, por exemplo, arquivos MS Office, desenhos de engenharia, fotos, ISO 9000, documentos controlados, arquivo digital, normas, procedimentos administrativos, contratos, colaboração na revisão de documentos, etc. Aumentando a produtividade dos funcionários e melhorando a eficiência da Aços Villares na prestação de serviços a seus clientes e colaboradores.


Cliente
Aços Villares

Área de atuação
Siderurgia

Perfil da empresa
A Aços Villares é uma companhia siderúrgica, que teve início no começo do século passado, e hoje é uma das seis, no mundo, a produzir aço super clean. Em 2000, a Sidenor International S.L. assumiu o controle acionário e, no ano seguinte, já houve a implementação dos investimentos desta nos seus parques industriais e centros de pesquisa. Atualmente, a empresa possui usinas em Mogi das Cruzes, Pindamonhangaba e Sorocaba e isso tudo garante competitividade a ela internacionalmente. O foco de suas últimas atividades têm sido, principalmente, as unidades de negócio de Aços de Construção Mecânica e Cilindros de Laminação.

Endereço web
www.villares.com.br